Recursos Externos

La Oficina de Recursos Externos es la dependencia del Recinto de San Germán encargada de proveer apoyo en las tres distintas fases relacionadas al desarrollo, implantación y cierre de los proyectos subvencionados con fondos externos.  Además, es la Oficina contacto con la Oficina Central del Sistema para estos proyectos.  Como Oficina del Recinto tiene otras labores generales de mantenimiento y funcionamiento y tareas asignadas por la Rectora.

La Oficina de Recursos Externos apoya la misión del Recinto en las siguientes fases del ciclo de vida de los proyectos subvencionados con fondos externos.

Fase Preliminar (Pre-Award):

Esta fase tiene que ver con todo lo relacionado a la identificación de fondos y preparación de la propuesta.

Durante esta fase la Oficina de Recursos Externos interviene compartiendo información de interés con la Comunidad Universitaria del Recinto sobre oportunidades de fondos disponibles.  Una vez identificada la necesidad, la propuesta puede gestarse en la Oficina o en alguna otra Dependencia.  La Oficina de Recursos Externos también tiene parte en la revisión de la misma y en el proceso de someter a la Oficina Central del Sistema y a la Agencia que otorga los fondos.

Enlaces de interés consultados con frecuencia para identificación de fondos federales:

Antes de comenzar a trabajar la propuesta, se deben leer completamente las guías de la agencia que otorga los fondos.  Hay que tener en consideración que cada parte de la misma es importante, por lo que debe haber claridad, coherencia y cohesión.  Es recomendable según van redactando hagan flujogramas o esquemas para que no se les quede nada importante, inclusive en el área del presupuesto.

Partes básicas de una Propuesta:

1.Portada - Puede incluir el nombre de la entidad, Universidad, del Director o Investigador, de la Oficina o Departamento, título del proyecto, firmas, periodo (fecha), dirección y número de DUNS (Data Universal Numbering System).
 
2.Resumen (abstract) - Es una versión condensada de la propuesta.
 
3.Tabla de contenido - Se incluyen los títulos principales, la lista de las tablas y las graficas y sus números de página.
 
4.Introducción - Enfatiza la importancia del proyecto.
 
5.Justificación de la necesidad o el problema - Incluye el propósito, la necesidad y la justificación del proyecto.
 
6.Metas y objetivos - Las metas especifican los resultados deseados y la dirección general del proyecto.  Los objetivos son los logros esperados de las actividades propuestas.  Usualmente incluyen la descripción de los resultados en término de medidas (números o porcientos que se esperan alcanzar) y los criterios para medir la aceptabilidad de los resultados.
 
7.Procedimientos y métodos - Describe en detalles las técnicas o métodos a usarse en las actividades propuestas.
 
8.Plan de evaluación - Es la evaluación del éxito o progreso del proyecto para lograr los objetivos y los resultados de las actividades.
 
9.Justificación del presupuesto - Incluye el esfuerzo y tiempo del personal, los materiales, equipos e instalaciones necesarias (Ver A -21 para referencia). Estos gastos deben ser claramente identificados en el plan de trabajo.
 
10.Datos bibliográficos y Curriculum Vitae - Indica el trasfondo, áreas de interés, capacidad y publicaciones del investigador principal y otros profesionales.
 
11.Referencias - lista de referencias de la literatura que ha sido citada en el narrativo de la propuesta. La lista debe ser los más actualizada posible y debe citar los avances más recientes.
 
12.Apéndices o documentación suplementaria - se usan para indicar datos que beneficiaran el proyecto (cartas de apoyo, tablas y gráficas).

 

Categorías básicas de un presupuesto:

1.Personal – Gastos por concepto de salarios del personal necesario para llevar a cabo las labores descritas en el Plan de Trabajo, debe incluir Títulos, por ciento de esfuerzo, deberes y tiempo de duración.
 
2.Beneficios Marginales – Se calcula multiplicando los salarios por el 22% si es personal a jornada completa y 10% si es personal a jornada parcial.  Los beneficios que aplican van a depender del tipo de contrato.  Pueden incluir: bono de navidad, retiro, seguro por incapacidad, seguro médico, seguro social, fondo del seguro, desempleo y seguro de vida.  El bono de navidad se otorga luego de trabajar 700 horas durante el período de septiembre a octubre a empleados a jornada completa o parcial (equivale a un 6% del salario, hasta un máximo de $600.00).  En caso de proyectos que necesiten detallar los beneficios, sería como sigue: bono de navidad $600, retiro (3% a 5%), seguro por incapacidad (.0039), seguro médico ($3,354.00), seguro social (7.65%), fondo del seguro (.0075), desempleo (.0035) y seguro de vida (.00023).  Se debe revisar cada año si hay cambios en los porcientos.
 
3.Viajes – debe detallar el gasto, costos de registro pasaje, estadía, dietas y transportación. En Puerto Rico (desayuno $5.00, almuerzo $10.00 y comida $10.00) y fuera de Puerto Rico (desayuno $15.00, almuerzo $25.00 y comida $25.00).
 
4.Equipo – No aplica a todas las fuentes de fondos.  Por lo general este equipo se considera equipo mayor, ya que sobrepasa los $5,000.
 
5.Materiales – materiales necesarios para llevar a cabo las labores descritas en el Plan de Trabajo.
 
6.Contratos – No aplica a todas las fuentes de fondos. Contratos por Servicios a Compañías.
 
7.Construcción – No aplica a todas las fuentes de fondos.  Construcción de facilidades.
 
8.Otros – Otras cosas que son necesarias para la función del Proyecto, pero que no se pueden incluir en las descripciones anteriores.
 
9.Total de Costos Directos – Total de los costos de la categoría 1 a la 8.
 
10.Costos Indirectos – Depende de cada guía, puede ser un 68% de los salarios, un 36% si es fuera del Recinto o un 8% de la totalidad de los gastos.
 
11.Estipendios – Dinero directo que se otorga al participante del Proyecto luego de que cumple con lo estipulado.
 
12.Total de Costos – Suma de las categorías de la 9 a la 11.

 

Fase de Implantación (Post Award):

Esta fase tiene que ver con la implantación del Proyecto desde que se adjudican los fondos e inicia el Proyecto y durante sus funciones de operación por la duración una vez aprobado el mismo.

Durante esta fase la Oficina de Recursos Externos interviene en el trámite en el Recinto de los documentos de adjudicación de los Fondos, tales como:  Grant Award, Contratos, Subcontratos y anejos.

Además, la Oficina de Recursos Externos interviene durante la gerencia del Proyecto ofreciendo apoyo en diversas áreas.  A Directores nuevos se les ofrece una orientación inicial relacionada a nuestras funciones en apoyo al desarrollo del Proyecto.

La Oficina de Recursos Externos revisará, de ser necesario, procesos y/o procedimientos existentes.  Creará presentaciones que ilustren Procesos de la Oficina.  Proveerá herramientas para hacer más efectivo el trabajo.  Coordinará talleres sobre procesos internos, reuniones de orientación o capacitación.  La Oficina solicitará el acceso a la cifra de cuenta del Proyecto para poder contestar dudas.   De ser necesario, apoyará con algunos trámites en el Sistema Banner.

 

La Oficina de Recursos Externos siempre será el enlace en el Recinto con algunas de las Dependencias de la Oficina Central del Sistema con relación a lo siguiente:

• Revisar y/o tramitar documentos de los Proyectos:  informes, enmiendas, reclasificaciones de gastos
• Revisar e informar de problemas con informes de Tiempo y Esfuerzo, con ayuda de los Proyectos
• Solicitar informes de FYDPROP
• Dar Visto Bueno y/o tramitará facturación de Proyectos y correspondencia para Oficina Central o Agencias,
• Revisar y Tramitar solicitudes de extensión de Proyectos.
• Colaborar, como parte del cumplimiento, en Monitorías y Auditorías.

 

Enlaces de Interés (Normativas de Cumplimiento):

Institucional:

Federal:

 

Fase de Cierre (Closing):

La fase de cierre es el proceso para completar todas las responsabilidades asumidas ante el ente auspiciador.  Este proceso debe comenzar 90 días antes del cierre del Proyecto.

La Oficina de Recursos Externos  revisará y/o tramitará los documentos recibidos relacionados al cierre de proyectos a las Dependencias de la Oficina Central del Sistema, según corresponda.

La Oficina de Recursos Externos  asesorará sobre  institucionalización de procesos y otros aspectos relacionados al cierre de Proyectos.